Зачем нужны ведомости
Когда изделие сложное, отдельные части его состава удобнее собрать в один документ, чем искать по всему комплекту. Ведомость спецификаций перечисляет все спецификации изделия, ведомость покупных изделий собирает все покупные комплектующие, а ведомость ссылочных документов собирает все стандарты и документы, на которые ссылается КД. Это ускоряет закупку, учёт и проверку комплекта. Какое место ведомости занимают среди других видов документов, разобрано в статье про виды конструкторской документации.
Основные виды ведомостей и их коды
- ВС (ведомость спецификаций): перечень всех спецификаций, входящих в изделие.
- ВП (ведомость покупных изделий): перечень покупных комплектующих, составляют на основании спецификации или электронной структуры изделия.
- ВД (ведомость ссылочных документов): перечень стандартов и документов, на которые есть ссылки в КД.
- ВИ (ведомость разрешения применения покупных изделий): покупные изделия, применение которых согласовано.
- ДП (ведомость держателей подлинников): кто держит подлинники документов изделия.
Отдельная группа ведомостей сопровождает проектные стадии: ПТ (технического предложения), ЭП (эскизного проекта), ТП (технического проекта), а ВДЭ фиксирует документы в электронной форме.
Ведомость и спецификация: не путать
Ведомость спецификаций (ВС) и спецификацию часто смешивают, хотя это разные документы. Спецификация определяет состав одного изделия и является его основным документом. Ведомость же спецификаций перечисляет спецификации нескольких изделий или составных частей в одном списке для удобства работы с большим комплектом. Разбор самой спецификации есть в статье про спецификацию в конструкторской документации.
Как заполняют ведомость покупных изделий
Ведомость покупных изделий составляют на основании спецификации или конструктивной электронной структуры изделия. В неё вносят код продукции по классификатору страны-разработчика и обозначение документа на поставку: стандарта, технических условий или другого документа, по которому изделие поставляют. Так по одной ведомости видно, что и по каким документам закупается. Заказать разработку ведомостей можно как отдельную услугу ведомостей КД (ВС, ВП, ВД).
Частые ошибки
- Путать ведомость спецификаций со спецификацией: первая это список, вторая основной документ изделия.
- Присваивать ведомости произвольный код вместо установленного по ГОСТ 2.102 (ВС, ВП, ВД и других).
- Составлять ведомость покупных изделий без опоры на спецификацию, из-за чего перечень расходится с реальным составом.
Пример из практики
На сложное изделие с сотнями покупных комплектующих закупку вели прямо по спецификациям отдельных сборочных единиц, без сводной ведомости покупных изделий. Одни и те же комплектующие заказывали разные отделы по-разному, и на складе образовались дубли и пересортица. После этого на изделие составили ведомость покупных изделий, и вся закупка пошла по одному согласованному перечню.
Частые вопросы
Чем ведомость спецификаций отличается от спецификации?
Спецификация — основной документ одного изделия, а ведомость спецификаций (ВС) перечисляет спецификации нескольких изделий или составных частей в одном списке.
Какие основные виды ведомостей бывают?
ВС (спецификаций), ВП (покупных изделий), ВД (ссылочных документов), а также ВИ, ДП и ведомости проектных стадий ПТ, ЭП, ТП.
На основании чего составляют ведомость покупных изделий?
На основании спецификации или конструктивной электронной структуры изделия, с указанием кода продукции и документа на поставку.
Каким стандартом задаётся форма ведомостей?
ГОСТ Р 2.106-2019 «Текстовые документы»; коды видов ведомостей присваивают по ГОСТ 2.102.
Что запомнить
Ведомости остаются вспомогательными текстовыми документами, которые собирают в один список часть состава изделия: спецификации (ВС), покупные изделия (ВП) или ссылочные документы (ВД). Они не заменяют спецификацию, а дополняют комплект, и их коды и форму задают ГОСТ 2.102 и ГОСТ Р 2.106-2019.