Зачем хранить документацию
Документы нужны не только в момент выпуска, но и годами после: для ремонта, повторного производства, разбора претензий. Чтобы они не потерялись и не испортились, их хранят организованно. Их держат отдельно от рабочих копий, в техническом архиве. Как ведут учёт документов до передачи на хранение, разобрано в статье про ведение и учёт технической документации.
Условия хранения
Главное требование это сохранность. Документы защищают от влаги, света, механических повреждений и несанкционированного доступа, а помещение архива поддерживают в подходящем состоянии. Для электронных документов сохранность обеспечивают иначе: делают резервные копии и следят за читаемостью форматов. Потеря подлинника без резервной копии означает утрату документа.
Сроки хранения
Единого срока для всех документов нет. Конкретный срок определяет экспертная комиссия предприятия по перечню типовых архивных документов из приказа Росархива №142, где сроки заданы по категориям. Одни документы хранят несколько лет, другие постоянно, если они имеют долговременную ценность. Придумывать срок без сверки с перечнем нельзя. Как устроено хранение научно-технической документации в государственных архивах, разобрано в статье про научно-техническую документацию.
Технический архив предприятия
Хранением занимается технический архив, отдельное подразделение или его функция. Он принимает подлинники на хранение, выдаёт учтённые копии, следит за условиями и сроками, изымает устаревшие редакции. Документы группируют в дела по номенклатуре, а вся система хранения подчиняется единым правилам. Это память предприятия о своей продукции: пока архив в порядке, документацию можно поднять в любой момент.
Электронное хранение
Всё больше документов хранят в электронном виде. Здесь важны не климат и полки, а резервное копирование, разграничение доступа и долговременная читаемость файлов. Электронный архив удобнее в поиске и использовании, но требует дисциплины: без резервных копий один сбой уничтожает подлинник. Место видов документов показано в статье про техническую документацию.
Частые ошибки
- Хранить подлинники вместе с рабочими копиями, из-за чего оригинал теряется или портится.
- Придумывать срок хранения без сверки с перечнем Росархива №142.
- Держать электронные документы без резервных копий: один сбой уничтожает подлинник.
Частые вопросы
Где хранят техническую документацию?
Подлинники держат в техническом архиве предприятия отдельно от рабочих копий. Правила учёта и хранения конструкторских документов задаёт ГОСТ 2.501-2013.
Какой срок хранения у технической документации?
Единого срока нет. Его определяет экспертная комиссия по перечню Росархива №142: одни документы хранят несколько лет, другие постоянно.
Какие условия нужны для хранения документации?
Защита от влаги, света, повреждений и несанкционированного доступа для бумаги, а для электронных версий резервные копии и контроль читаемости форматов.
Что такое технический архив предприятия?
Подразделение или функция, которое хранит подлинники, выдаёт копии и следит за сроками и сохранностью технической документации.
Что запомнить
Хранение технической документации держит подлинники в техническом архиве по правилам ГОСТ 2.501-2013, отдельно от рабочих копий. Правильные условия защищают документы от повреждений, а для электронных версий делают резервные копии. А сроки хранения определяет экспертная комиссия по перечню Росархива №142, единого числа лет нет, а технический архив остаётся памятью предприятия о продукции.