Определение простыми словами
На производстве документов много, и без системы они быстро теряются. Учёт решает эту задачу: каждый документ регистрируют, присваивают ему номер и записывают, где находятся подлинник и копии. Само ведение шире и означает поддержание всего комплекта в рабочем состоянии. Учитывают все виды документов: конструкторские на изделие, технологические на процесс, эксплуатационные на продукцию и оборудование, а также технические условия с требованиями и результаты разработки. Правила учёта и хранения конструкторских документов задаёт ГОСТ 2.501-2013. Как складывается перечень документов предприятия, разобрано в статье про перечень технической документации.
Подлинник, дубликат и копия
В обороте участвуют три вида экземпляров, и путать их нельзя.
- Подлинник: оригинал с подлинными подписями, с которого делают остальные экземпляры.
- Дубликат: копия подлинника, оформленная как равноценный ему экземпляр для замены.
- Копия: экземпляр для работы в цехе или у пользователя, снятый с подлинника или дубликата.
Журнал учёта и номера
Движение документов фиксируют в журнале или книге учёта. Там отмечают, какому документу присвоен номер, кому выдана копия и когда внесено изменение. Учтённые копии привязаны к конкретным пользователям, и при правке их находят и заменяют. Без такого учёта нельзя гарантировать, что в цехе работают по действующей редакции.
Поддержание в актуальном состоянии
Он связан с изменениями напрямую. Когда выходит извещение об изменении, ведение документации требует обновить подлинник и все учтённые копии. Устаревшие редакции изымают, чтобы по ним случайно не начали работать. Как оформляют сами правки, разобрано в статье про внесение изменений в техническую документацию.
Кто ведёт учёт документации
Отвечает за учёт отдельное подразделение: служба технической документации, бюро или технический архив предприятия. Оно регистрирует документы, выдаёт копии, следит за изменениями и хранением. На небольших предприятиях эту функцию совмещает конструктор или инженер по документации. Место видов документов показано в статье про техническую документацию.
Частые ошибки
- Путать подлинник, дубликат и копию: у каждого экземпляра своя роль в обороте.
- Выдавать копии без учёта, из-за чего при изменении их невозможно найти и заменить.
- Оставлять устаревшие редакции в работе вместо своевременного изъятия.
Частые вопросы
Что такое учёт технической документации?
Регистрация документов с присвоением номеров и фиксацией их движения в журнале. Учёт позволяет знать, где находятся подлинники и копии и в какой они редакции.
Чем подлинник отличается от копии и дубликата?
Подлинник это оригинал с подписями, дубликат равноценная ему замена, а копия рабочий экземпляр для цеха или пользователя.
По какому ГОСТу ведут учёт и хранение документации?
По ГОСТ 2.501-2013 «ЕСКД. Правила учёта и хранения». Он задаёт порядок учёта, хранения и обращения с документами.
Кто ведёт учёт технической документации?
Служба технической документации или технический архив предприятия. На небольших предприятиях функцию совмещает конструктор или инженер по документации.
Что запомнить
Итак, ведение и учёт технической документации держат комплект в порядке: каждый документ регистрируют, присваивают номер и фиксируют движение подлинников и копий по ГОСТ 2.501-2013. Подлинник, дубликат и копию не путают, а учтённые копии находят и заменяют при изменениях. Отвечает за учёт служба документации или технический архив предприятия.