Определение простыми словами
Готовый документ не выпускают сразу: сначала его проверяют и подписывают. Согласование и утверждение и есть эта процедура подписания. Она подтверждает, что подготовка документа завершена: он учёл требования смежных служб, технические условия на продукцию и одобрен ответственным лицом. Разработку до этого этапа разобрали в статье про разработку технической документации.
Отличие согласования от утверждения
Разница в роли подписи. Первое это визы заинтересованных сторон: они подтверждают, что документ не противоречит их требованиям. Утверждение это решающая подпись уполномоченного лица, после которой документ вступает в силу. То есть согласуют многие, а утверждает один ответственный. Порядок внесения правок после этого разобран в статье про согласование и корректировку конструкторской документации.
Кто согласует и утверждает документацию
Круг участников зависит от документа. Визируют его разработчик и смежные службы: технологи, метрологи, служба стандартизации, при необходимости заказчик. Утверждает документ руководитель организации, главный конструктор или другое уполномоченное лицо. На каждом уровне подпись означает ответственность за свою часть решения. В строительстве проектную документацию на объект дополнительно направляют на государственную экспертизу.
Как оформляют утверждение
Подписи ставят в установленных местах документа по ГОСТ. В конструкторских документах для этого есть основная надпись, где расписываются разработчик, проверяющий, нормоконтролёр и утверждающий. На комплект или перечень документов дополнительно оформляют приказ об утверждении, который вводит их в действие на предприятии. С этого момента действует именно утверждённая редакция.
Зачем нужны согласование и утверждение
Процедура закрепляет ответственность и вводит документ в действие. Пока подписи не собраны, документ считается проектом, и применять его нельзя. Первое снижает риск того, что смежная служба не учла свои требования, а утверждение фиксирует, кто отвечает за результат. Место видов документов показано в статье про техническую документацию.
Частые ошибки
- Передавать в производство несогласованную документацию: она ещё не имеет силы и может измениться.
- Путать согласование с утверждением: первое это визы сторон, второе решающая подпись.
- Забывать про приказ об утверждении перечня, из-за чего непонятно, какая редакция действует.
Частые вопросы
Чем согласование отличается от утверждения технической документации?
Это визы заинтересованных служб, а утверждение решающая подпись уполномоченного лица, после которой документ вступает в силу.
Кто утверждает техническую документацию?
Руководитель организации, главный конструктор или другое уполномоченное лицо. Согласуют документ разработчик и смежные службы.
Как оформляют утверждение документации?
Подписями в основной надписи документа, а на комплект или перечень оформляют приказ об утверждении, который вводит документы в действие.
Можно ли применять документацию без утверждения?
Нет. До утверждения документ считается проектом и не имеет юридической силы, и передавать его в производство нельзя.
Что запомнить
Итак, согласование и утверждение это процедура подписания технической документации перед выпуском. Визируют документ заинтересованные службы, а утверждает уполномоченное лицо, и только после этого документация вступает в силу. Подписи ставят в основной надписи, а на перечень оформляют приказ об утверждении, чтобы было ясно, какая редакция действует.