Регистрационный и инвентарный номер: это одно и то же
При постановке документа на хранение ему присваивают регистрационный, он же инвентарный, номер. Его не путают с обозначением документа: обозначение (децимальный номер по ГОСТ Р 2.201-2023) описывает сам документ и изделие, а инвентарный номер нужен только для внутреннего учёта и хранения на конкретном предприятии. У одного и того же документа обозначение одно на весь его жизненный цикл, а инвентарный номер может быть разным у разных держателей.
Разбор структуры обозначения документа и децимального номера есть в статье про обозначение конструкторской документации по ЕСКД.
Кто присваивает номер и когда
Порядковый регистрационный номер присваивает служба ведения картотеки учёта обозначений организации-разработчика, и не по факту создания документа, а при предъявлении оригинала с подписями. То есть документ без нужных подписей на регистрацию не принимают: наличие подписей это условие постановки на учёт, а не формальность, которую можно оформить позже.
Инвентарная книга и автоматизированный учёт
Регистрируют документы двумя способами. При ручном учёте сведения заносят в инвентарную книгу по установленной форме, при автоматизированном — в автоматизированную систему (сегодня чаще всего в PDM или электронный архив). Стандарт допускает вести одну инвентарную книгу для подлинников и дубликатов сразу или отдельные книги по видам изделий, но при любом варианте инвентарные номера не должны повторяться между книгами.
Как организовать сам процесс контроля версий и доступа поверх регистрации, разобрано в статье про управление конструкторской документацией.
Что записывают при регистрации
В учётную запись документа вносят инвентарный номер, обозначение и наименование документа, его статус (подлинник, дубликат или копия) и сведения о движении: кому и когда выдан, какие изменения внесены. Регистрируют не только подлинники, но и учтённые копии, выданные абонентам: за каждой копией закрепляют номер и держателя, чтобы при выпуске извещения об изменении заменить именно те экземпляры, что находятся в работе. Как устроены передача и хранение этих экземпляров между предприятиями, разобрано в статье про передачу и хранение конструкторской документации.
Частые ошибки
- Путать инвентарный номер с обозначением документа и пытаться связать их между собой по какой-то логике, хотя это независимые системы нумерации.
- Присваивать один инвентарный номер комплекту из нескольких документов вместо отдельного номера каждому подлиннику.
- Принимать документ на регистрацию без необходимых подписей на оригинале.
- Вести несколько инвентарных книг с пересекающимися диапазонами номеров, из-за чего один номер оказывается у двух разных документов.
Пример из практики
Предприятие вело две инвентарные книги: одну для чертежей, другую для текстовых документов, но диапазоны номеров в них не разграничили. Через год один и тот же инвентарный номер оказался у чертежа и у пояснительной записки, и при инвентаризации архива пришлось вручную сверять, к какому именно документу относится запись. После этого номера в двух книгах развели по непересекающимся диапазонам с явным префиксом вида документа.
Частые вопросы
Сколько инвентарных номеров получает документ из нескольких листов?
Один: по ГОСТ 2.501-2013 каждому подлиннику присваивают один регистрационный номер независимо от количества листов или файлов.
Чем инвентарный номер отличается от обозначения документа?
Обозначение (децимальный номер) описывает сам документ и изделие и одинаково у всех держателей, а инвентарный номер нужен для внутреннего учёта и может быть разным на разных предприятиях.
Кто присваивает регистрационный номер?
Служба ведения картотеки учёта обозначений организации-разработчика, и только при предъявлении оригинала документа с необходимыми подписями.
Обязательно ли вести бумажную инвентарную книгу?
Нет, ГОСТ 2.501-2013 допускает как ручной учёт в инвентарной книге, так и автоматизированный в электронной системе, лишь бы номера не повторялись.
Что запомнить
Регистрация КД сводится к одному инвентарному номеру на каждый подлинник, присвоенному службой учёта обозначений при наличии подписей, и к аккуратному ведению инвентарной книги или электронной системы без повторяющихся номеров. Инвентарный номер и обозначение документа это две разные системы нумерации, и смешивать их не следует.