Зачем протоколу уникальный номер
Номер решает две задачи: однозначно идентифицирует документ и связывает его с записями лаборатории. Пункт 7.8 ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 относит уникальную идентификацию к обязательным реквизитам. Номер ставят на каждой странице вместе с нумерацией вида «страница 1 из 3» и признаком окончания документа. Без сквозного номера протокол считают оформленным с нарушением, о чём мы писали в материале про оформление протокола.
Как устроен номер протокола
Строгого формата номера стандарт не устанавливает. Лаборатория закрепляет свою систему во внутренних процедурах. Обычно номер собирают из нескольких частей, чтобы по нему читалась привязка к году и области.
| Часть номера | Что кодирует |
|---|---|
| Порядковый индекс | Номер протокола по журналу регистрации |
| Год | Год выпуска документа |
| Код лаборатории | Обозначение подразделения или направления |
Главное требование одно: номер должен быть уникальным и не повторяться. Повтор номера у двух разных протоколов делает идентификацию недостоверной.
Журнал регистрации протоколов
Каждый выпущенный протокол вносят в журнал регистрации. Это внутренний учётный документ лаборатории, по которому отслеживают выданные протоколы и восстанавливают историю испытаний.
- Номер и дата выпуска протокола.
- Заказчик и объект испытаний.
- Метод и результат в кратком виде.
- Исполнитель и утверждающее лицо.
Учёт и хранение записей
Журнал регистрации и копии протоколов лаборатория хранит как технические записи по своим процедурам. Это позволяет подтвердить факт выдачи протокола и его данные при проверке или запросе. Для аккредитованной лаборатории порядок учёта закрепляют в системе менеджмента, а сведения о протоколах-основаниях уходят в реестры, о которых мы писали в материале про проверку протокола в ФГИС.
Обязателен ли номер на каждой странице протокола?
Да. Уникальная идентификация на каждой странице и признак окончания документа входят в обязательные требования ГОСТ ISO/IEC 17025-2019.
Есть ли единый формат номера протокола?
Нет. Стандарт требует только уникальности. Формат номера лаборатория устанавливает сама и закрепляет во внутренних процедурах.
Что записывают в журнал регистрации протоколов?
Номер и дату протокола, заказчика и объект испытаний, метод и краткий результат, исполнителя и утверждающее лицо.
Можно ли повторно использовать номер протокола?
Нет. Повтор номера делает идентификацию недостоверной. Каждый протокол получает собственный уникальный номер.
Как по номеру найти протокол в реестре?
Номер сверяют со сведениями о протоколе при декларации или сертификате в ФГИС Росаккредитации. Для внутренних протоколов номер ищут по журналу регистрации лаборатории.
Настраиваете учёт протоколов или готовите документы к подтверждению соответствия? Инженеры бюро «Реестр Гарант» помогают выстроить порядок испытаний и проверяют оформление протоколов по действующим ГОСТам. Опишите задачу, и мы подскажем, что учесть.