Требования к эксплуатационной документации

Два стандарта, которые задают требования

Основу требований формируют два национальных стандарта ЕСКД, введённых в действие в 2020 году взамен редакций 2006 года.

ГОСТ Р 2.601-2019 отвечает на вопрос «что входит в комплект»: перечень видов эксплуатационных документов (паспорт, руководство по эксплуатации, формуляр, этикетка, каталог деталей и другие), правила определения комплектности под конкретное изделие, требования к электронным эксплуатационным документам.

ГОСТ Р 2.610-2019 отвечает на вопрос «как их выполнить»: структура каждого документа, обязательные разделы, порядок изложения, правила оформления. Разработчик выбирает состав комплекта по назначению, сложности и условиям эксплуатации изделия: объём документации для бытового прибора и для промышленного станка различается кратно.

Требование к содержанию: соответствие изделию

Главное содержательное требование: документация описывает реальное изделие, а не проектный замысел. Все параметры, схемы, режимы работы и предупреждения об опасности берутся из фактической конструкции. Если в паспорте указан один диапазон напряжения, а на шильдике другой, комплект считается недостоверным и к поставке не допускается.

Отсюда вытекает требование актуализации: при внесении изменений в конструкцию (по извещению об изменении) правки синхронно переносятся в эксплуатационные документы. Устаревшее руководство опаснее его отсутствия, потому что вводит оператора в заблуждение.

Язык и единство терминологии

Эксплуатационные документы для обращения на территории России выполняют на русском языке. Термины, обозначения и единицы величин используют единообразно во всём комплекте: один и тот же узел не может называться в паспорте «блоком питания», а в руководстве «источником напряжения».

Для поставки изделия за рубеж комплект дополняют переводом на язык страны-получателя (или язык, согласованный в контракте). Перевод не заменяет русскоязычный оригинал, а сопровождает его.

Оформление текстовых документов

Требования к оформлению эксплуатационной документации в текстовой части задаёт ГОСТ Р 2.105-2019: правила построения текста, деления на разделы и подразделы, оформления таблиц, иллюстраций, формул, ссылок и приложений. Единые правила оформления дают предсказуемую структуру, по которой инспектор или пользователь быстро находит нужный раздел.

Требования охватывают и бумажную, и электронную форму. Электронный эксплуатационный документ по ГОСТ Р 2.601-2019 несёт тот же состав сведений, что и бумажный, и подчиняется тем же правилам структуры.

Таблица: требование и его суть

Требования к ЭД объектов завершенного строительства

Отдельный вопрос: требования к эксплуатационной документации объектов завершенного строительства. Здесь работает не только ЕСКД. Для зданий и сооружений эксплуатационную документацию (паспорта, инструкции по эксплуатации, исполнительную документацию) готовят по строительным нормам и требованиям Технического регламента о безопасности зданий и сооружений. Если же речь об оборудовании внутри объекта (лифты, котлы, вентиляция), на него распространяются требования ЕСКД и профильных технических регламентов Таможенного союза. Смешивать эти два контура нельзя: комплект на станок и комплект на здание строятся по разным правилам.

Общее у них одно: полнота и достоверность сведений, по которым объект или изделие безопасно вводят в работу и обслуживают весь срок службы.

Виды эксплуатационной документации и требования к ней

Виды эксплуатационной документации и требования к ней связаны напрямую: у каждого документа своя роль и свой набор разделов по ГОСТ Р 2.610-2019.

Руководство по эксплуатации описывает устройство, порядок работы, обслуживание, транспортирование и хранение. Паспорт фиксирует основные параметры и гарантии. Формуляр дополнительно ведёт учёт наработки и ресурса в течение эксплуатации. Этикетка несёт минимум сведений для простых изделий. Каталог деталей и сборочных единиц нужен для заказа запчастей. Состав под конкретное изделие собирают из этого перечня, разбор комплектов мы даём в материале о разработке комплектов ЭД.

Какой ГОСТ задаёт требования к эксплуатационной документации?

Основных стандарта два: ГОСТ Р 2.601-2019 (виды и комплектность) и ГОСТ Р 2.610-2019 (правила выполнения). Текстовую часть оформляют по ГОСТ Р 2.105-2019. Оба профильных стандарта действуют с 2020 года взамен редакций 2006 года.

На каком языке составляют эксплуатационную документацию?

Для обращения на территории России эксплуатационные документы выполняют на русском языке. При поставке изделия за рубеж комплект дополняют переводом на язык страны-получателя или язык, согласованный контрактом.

Кто определяет состав комплекта ЭД?

Состав определяет разработчик изделия исходя из назначения, сложности и условий эксплуатации. Минимальный набор для простого изделия обычно включает паспорт и руководство по эксплуатации, для сложного добавляют формуляр, инструкции и каталог деталей.

Нужно ли обновлять ЭД при изменении конструкции?

Да. При любом изменении конструкции правки синхронно вносят в эксплуатационные документы по извещению об изменении. Расхождение между изделием и документацией делает комплект недостоверным и недопустимым к поставке.

Чем требования к ЭД зданий отличаются от требований к ЭД изделий?

Документацию на изделия строят по ЕСКД (ГОСТ Р 2.601-2019 и 2.610-2019), а на объекты завершённого строительства: по строительным нормам и Техническому регламенту о безопасности зданий и сооружений. Различие видов ЭД и требований разобрано в статье о разнице эксплуатационной и технической документации.

В бюро «Реестр Гарант» мы собираем комплект эксплуатационных документов под конкретное изделие: подбираем виды по ГОСТ Р 2.601-2019, выстраиваем разделы по ГОСТ Р 2.610-2019 и оформляем текст по ГОСТ Р 2.105-2019. Если нужен разбор базовых требований, начните с обзора ЭД по ГОСТ 2.601 и образца руководства по эксплуатации. Готовы обсудить вашу задачу и рассчитать разработку конструкторской документации без спешки и лишних обещаний.